Uklar rolle- og ansvarsfordeling
Beskrivelse
Equinor hadde ikke sikret at ansvar for arbeidsoppgaver var entydig definert i de systemene og dokumentene som var tatt i bruk for å sikre samsvar mellom ny organisasjon og Equinors styringssystem.
Begrunnelse
Equinor, Island Drilling og Archer Oiltools hadde vurdert DW200-prosessen med eksisterende rollebånd og tilhørende oppgaver opp mot den nye organisasjonen. På bakgrunn av denne vurderingen ble roller og ansvar omfordelt innenfor de eksisterende rollebåndene. Resultatet var et nytt styrende dokument, «ARIS roles and responsibilities in PP&A operating model using planning and execution contractors».
I tillegg var det utarbeidet et felles støttedokument for arbeidsbeskrivelser, «OneTeam Document, rev 0», og et RACI-kart for alle aktiviteter i DW200 prosessen.
RACI-kartet inneholdt kommentarer, som indikerte at det på tidspunkt for tilsynet ikke var ferdigstilt.
I det videre er «ARIS roles and responsibilities in PP&A operating model using planning and execution contractors», omtalt som «Interface-dokument» og «OneTeam Document, rev 0», omtalt som «OneTeam-dokument».
Manglende samsvar mellom styrende dokumentasjon og støttedokumenter kan bidra til usikkerhet knyttet til roller og ansvar. Under er det gitt eksempel på formuleringer som bidrar til uklarheter i rolle- og ansvarsfordelingen knyttet til pluggekampanjen på Heidrun:
1. I henhold til Equinor sitt ARIS-system dekker et rollebånd flere roller, og hver rolle kan være ivaretatt av flere aktører. Titlene som brukes på de ulike aktørene i ARIS er forskjellig fra de titlene som er i bruk i organisasjonen som jobber opp mot Heidrun pluggekampanje. Dette gjør det utfordrende å identifisere hvilke oppgaver den enkelte er ansvarlig for og hvilke krav de er omfattet av. Et eksempel er aktøren som for standard Equinor operasjoner i underprosess DW214, benevnes som ″PPA Engineer″. I ny modell kalles denne aktøren for ″ARC: Lead Project P&A″ i Interface-dokumentet, mens den i OneTeam-dokumentet heter ″OneTeam Archer/Elemental Project Lead Planning″.
2. I Interface-dokumentet som dekker underprosess DW250.01 går det frem at aktøren ″ARC: Lead Project P&A″ ivaretar rollen ″Project Leader″ i Equinor sitt styringssystem ARIS. I OneTeam-dokumentet er det listet oppgaver og ansvar som skal ivaretas av ″ARC: Lead Project P&A″ og som ser ut til å komme i tillegg til de som følger av ARIS rolle for ″Project Leader″.
Det presiseres i OneTeam-dokumentet at aktøren, ″ARC: Lead Project P&A″, støttes av ″Equinor Project Manager Planning″ og ″Equinor Project Manager Execution″ som del av ivaretakelse av Equinor sitt påse-ansvar, men man kan ikke utfra de dokumentene som foreligger fastslå hvilke av oppgavene som er omfattet av rollen ″Project Leader″ i ARIS som aktøren ″ARC Lead Project P&A″ har det overordnede ansvar for og hvilke oppgaver ″Equinor Project Manager Planning″ og/eller ″Equinor Project Manager Execution″ ivaretar.
Arbeidsfordelingen blir tydeligere i RACI-kartet, men på tidspunkt for tilsynet fremsto dette som uferdig.
3. I henhold til styrende dokument, Interface-dokumentet, ligger ansvaret for endringsledelse (MoC) i 213.02 hos «IDC: Project Leader Execution». Dette underbygges av støttedokument RACI-kart. I intervjuer kom det frem at ansvaret for endringsledelse i operasjon lå hos «Equinor Sr. DSV». Dette ble også gjenspeilet i OneTeam-dokumentet. Det er uklart hvem som har ansvar for å følge opp MoC-prosessen, som Equinor selv har identifisert som et viktig element i oppfølging av aktivitetene og ivaretakelse av påse-ansvaret.
4. I henhold til styrende dokument, Interface-dokumentet, ligger ansvaret for kvalitetskontroll av DOP (Ensure quality in DOP work) under prosess 213.02 hos «IDC: Project Leader Execution». I intervjuer kom det frem at ansvaret for QAQC i DOP lå hos «Equinor Sr. DSV» og at denne kvalitetskontrollen var et ledd i Equinor sin oppfølging av påse-ansvaret. Det er uklart hvem som har ansvar for å følge opp og kvalitetssikre DOP i prosess 213.02.
5. I organisasjonskartet som viser Equinor-organisasjon opp mot Heidrun P&A kampanje ligger ″Assurance″ i boks som rapporterer til ″Head of PPA″. Ifølge Equinor regnes rollen som en støttefunksjon og oppgavene skal ivaretas av prosjektleder som i dette tilfellet peker på ″ARC: Lead Project P&A″. Rollen ″Assurance″ er ikke rammet inn på tilsvarende vis som andre støttefunksjoner i forelagt organisasjonskart, og det går ikke klart frem at dette er en støttefunksjon. Organisasjonskartet gjenspeiler ikke ansvaret for «Assurance» slik de tilhørende oppgavene er tenkt ivaretatt av organisasjonen.
Hjemmel