Mangelfull planlegging
Beskrivelse
VE har ikke planlagt resterende aktiviteter for Jotun FPSO-prosjektet i henhold til de fastsatte målene, slik at planene ivaretar hensynet til helse, miljø og sikkerhet.
Begrunnelse
Vi ba om, og fikk oversendt gjeldende plan for gjennomføring av prosjektet i forkant av tilsynet. Gjeldende gjennomføringsplan for prosjektet ble oppgitt å være Baseline 8 (CCE8), med data dato juli 2023 som også er referansepunkt for fremdriftsrapportering i eksempelvis VE sin månedsrapport.
Baseline 8 fremstår som utdatert og ikke gjennomførbar for FPSO prosjektet. Jamfør også forbedringspunkt om «Planlegging» fra kapittel 5.2.1 i rapport etter tilsyn av 20.2.2024, vår journalpost 2023/1240».
Blant annet fremheves:
- Ikke oppnådd planlagt fremdrift.
- I perioder er det planlagt for en ikke gjennomførbar mengde av samtidige / parallelle commissioning
- Flere av hovedmilepælene er overskredet.
- Manglende realisme i gjenstående milepælsdatoer basert på nåværende fremdriftsstatus i prosjektet - forventet tidspunkt for oppnåelse av flere av milepælene er nå flyttet ut i tid.
- Forutsetningene i baseline 8 for gjennomføring er endret; eksempelvis har totalansvar for MC blitt overdratt fra RoS til VE og det er etablert et tillegg til kontrakten med verftet med reviderte milepæler.
Hjemmel
Mangelfull avvikshåndtering
Beskrivelse
VE har ikke registrert og fulgt opp avvik fra interne krav om oppdatering av prosjektbaseline som er av betydning for å oppfylle krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen
Begrunnelse
I dokumentene VE styrende dokument JT99-VE-F-TB-001 og referanse til dokument JT99-PR-A-KA-0001 i baseline CCE8 er det nedfelt krav om halvårlig oppdatering av baseline med mindre deviations at the end of a baseline period are minor.
Avvikene har vært betydelige, jamfør kapittel 5.1.1 ovenfor.
VE kunne ikke dokumentere hvorvidt det er tatt stilling til avvikets betydning for helse, miljø og sikkerhet.
I VE sitt svar på Forbedringspunkt om «Registrering av avvik fra interne krav» fra kapittel 5.2.2 i referat fra tilsyn av 3.1.2023, vår journalpost 2020/968» står det;
Fremover vil derfor prosjektet benytte en modul i pims for å saksbehandle og begrunne eventuelle avvik fra egne krav
VE kunne heller ikke vise til en slik saksbehandling.
Hjemmel
Mangelfull innhenting og bearbeiding av informasjon
Beskrivelse
Mangler i og mangelfull bearbeiding av informasjon som er nødvendig for å kunne planlegge og utføre aktivitetene.
Begrunnelse
Vi observerte at en rekke systemer, register og rapporter ikke var oppdaterte eller harmonisert med hverandre, blant annet:
- Referansepunkt for VE månedlig prosjektrapport er utdatert, jf. kapittel 5.1.1 ovenfor.
- I VEs ukentlige statusrapporter er måltall (target) for tellekurver utdatert for oppfølging av installerte mengder og testing (construction/ commissioning metrics). Vi observerte at dette medfører også følgefeil på rapportens KPI dash-board som gir et uriktig bilde av status. I en avklaring har vi fått opplyst at tellekurvene er tilpasset baseline 8 og er derfor ikke oppdatert og tilpasset tillegg 8 til kontrakten med verftet.
- Samlet sett fremstår risikoregisteret som ikke oppdatert og avstemt mot andre styringssystemer da:
- VE opplyste at de gjennomfører månedlige risk-møter med RoS som en del av sin oppdatering av prosjekt-risikoregisteret. I tilsynet kom det frem at det ikke har vært et slikt møte siden februar 2024. I en avklaring har VE opplyst at top 10 risker presenteres av RoS i månedsrapporten og blir gjennomgått. Vi observerte likevel at VE- og RoS sitt risikoregister fremstår som lite avstemt sammenlignet med hva vi har sett i tidligere tilsyn med prosjektet. Flere, både «nye-» og «store» risikoer i RoS sitt risikoregister er ikke vurdert eller løftet inn i VE sitt risiko-register. Eksempelvis se RoS risiko ID 0784, 0785, 0787.
- Vi ba om en oversikt over aksjoner for et utvalg av de største risikoene i VEs risikoregister. Ifølge VE har rød risiko # 478 i VEs risikoregister vært stengt en stund og hadde derfor ingen aksjoner knyttet til seg.
- Vi fikk opplyst at det er per dags dato ikke er noen sammenheng eller kobling mellom VEs risk-aksjonsliste og VEs audit og verifikasjons plan.
- Audit og verifikasjonsplan ble opplyst å ikke være oppdatert for prosjektet frem til oppstart.
- Vi observerte mangler i samsvar mellom RoS og VE sin rapportering av status for gjennomførte audit og verifikasjoner.
- I tilsynet informerte VE at prosjektering i all hovedsak er ferdigstilt. I intervjuer og dokumentasjon vi har fått fremgår det bla. at beskrivelse av ytelseskrav til barrierer ikke er ferdigstilt, flere PEM gate 5 actions utestår og manglende leverandørdokumentasjon påvirker utstedelse av arbeidspakker. Dette er forhold som ble opplyst å kunne påvirke fremdriften til prosjektet.
- Ifølge VE gjennomgås RoS sin Project Assurance Plan (PAP) i månedlige møter med RoS, der bla. prioriteringer for subsystemer og arbeidspakker diskuteres. Vi observerte at både disse møtene og innholdet i PAPen var lite kjent blant VE sine ansatte som var med under i tilsynet.
Forskjell mellom reell status og det som fremgår av rapportering og mangler i bearbeiding av informasjon til relevante brukere til rett tid kan ha betydning for prosjektledelsen og andre interessenter til å ivareta og tilrettelegge av helse-, miljø og sikkerhet i den videre planleggingen og utførelse av aktivitetene.
Hjemmel