Fiks arbeidsplassen – ikke arbeidstakeren

Organisatorisk og psykososialt arbeidsmiljø er grunnleggende for helse, sikkerhet og driftsresultater, men er ofte undervurdert. Hvordan kan selskapene styrke sin oppfølging av risiko knyttet til dette?

Havtil ønsker å bidra til at næringen setter søkelys på hvilken betydning organisatoriske og psykososiale forhold har for arbeidsmiljø, sikkerhet og driftsresultater, og hvor viktig det er å jobbe forebyggende på dette området.

- Organisatorisk og psykososialt arbeidsmiljø er grunnleggende både for helse, sikkerhet og driftsresultater. Likevel er dette ofte faktorer som undervurderes, sier seniorrådgiver Emilia Thingbø i fagområdet arbeidsmiljø i Havtil.

Arbeidsmiljø handler om mer enn trivsel

- Vi hører dessverre ofte utsagn om at arbeidsmiljø ikke handler om sikkerhet. Men i storulykkeindustrier som petroleumsvirksomheten, har vi sett at organisatoriske og psykososiale forhold som for eksempel stort arbeidspress, uklare roller og ansvar og manglende støtte, kan være medvirkende årsaker til alvorlige hendelser, sier Thingbø.

- Arbeidsmiljø handler om mer enn å trives på jobb. Også engasjerte og motiverte medarbeidere kan bli syke eller skade seg som følge av mangelfull styring av organisatoriske og psykososiale risikoer. Selv om engasjement på jobb generelt er forbundet med høyere jobbtilfredshet og produktivitet, gjør det likevel ikke ansatte immune mot de negative effektene av stress, arbeidsbetinget sykdom eller andre psykososiale forhold, fastslår hun.

Thingbø påpeker at selskapene for ofte ser på konsekvensene av eksponeringen for organisatoriske og psykososiale forhold, i stedet for å undersøke årsakene til at ansatte blir syke eller skadet.

- Selskapene har systemer og prosesser på plass for å hjelpe den enkelte med for eksempel stressmestring og raskere tilbakekomst etter sykefravær. Disse tiltakene er imidlertid individrettede og reaktive, fordi risikoen allerede har materialisert seg når en arbeidstaker har blitt syk eller skadet seg. En balanse mellom reaktive og forebyggende tiltak er nøkkelen.

Må forebygge

- Som tilsynsmyndighet er vi spesielt opptatt av at selskapene jobber forebyggende, hvor de ser på hvordan arbeidet kan organiseres på måter som forhindrer stress og utbrenthet.

Thingbø trekker en parallell til andre arbeidsmiljøfaktorer som for eksempel støy og kjemisk eksponering.  Arbeidsgiver kan ikke vente med å iverksette tiltak til de ansatte mister hørselen eller får kreft, men må iverksette forebyggende tiltak som eliminerer eller reduserer kilder til eksponering.  Det samme gjelder for psykososiale faktorer.

-  Psykososiale risikoer bør betraktes som et organisatorisk spørsmål. Har vedkommende for mange arbeidsoppgaver og for få ressurser til å gjennomføre disse over tid? Mangler vedkommende nødvendig opplæring? Er det motstridende krav eller mangel på rolleklarhet?

- Budskapet er egentlig enkelt. Fiks arbeidsplassen – ikke arbeidstakeren.

Svake analyser og manglende involvering

Havtils tilsyn viser at selskapene har utfordringer med styring av organisatorisk og psykososialt arbeidsmiljø. 

- Vi finner mangler i alle trinn i styringssløyfen, men særlig når det gjelder analysene og vurderingene som skal danne grunnlaget for det videre arbeidet med risikostyring, sier Thingbø.

- Mange selskaper gjennomfører spørreundersøkelser for å kartlegge det psykososiale arbeidsmiljøet. Disse undersøkelsene gir en oversikt over utvalgte organisatoriske og psykososiale forhold, men sier lite om årsakene til eksponeringen.

Thingbø understreker at spørreundersøkelser kan hjelpe organisasjoner med å prioritere og se trender, men gjør det vanskelig å sette tiltak som adresserer kildene til risiko.

- For å sette inn forebyggende tiltak må man snakke med de som faktisk kjenner på belastningen, sier hun.

- Avdelingene har gjerne ulike utfordringer, så man kan ikke bare komme med generelle tiltak og forvente samme resultat overalt. De ansatte har kanskje svart at de føler tidspress og høy arbeidsbelastning, men hva legger de egentlig i det? For å forstå årsakene må du snakke med dem og få informasjon om blant annet arbeidsoppgavene deres og hvem de samhandler med.

- I dette arbeidet er kunnskap og bistand fra fagpersonell en sentral faktor for å lykkes. For selv om leder er risikoeier, er det urimelig å forvente at alle ledere skal ha spesialkompetanse innen organisatorisk og psykososialt arbeidsmiljø.  

Analyser er et regelverkskrav

HMS-regelverket pålegger arbeidsgiveren å sørge for at alle risikoer på arbeidsplassen blir identifisert og håndtert.

Ifølge styringsforskriftens § 18 om analyse av arbeidsmiljøet, skal selskapene utføre nødvendige analyser som sikrer et forsvarlig arbeidsmiljø og gir beslutningsstøtte ved valg av tekniske, operasjonelle og organisatoriske løsninger.

Analysene skal blant annet bidra til å forbedre arbeidstakernes helse, velferd og trygghet og til å forebygge personskader, dødsfall og arbeidsbetinget sykdom som følge av feilhandlinger som kan gi fare- og ulykkessituasjoner, eksponering og fysiske eller psykiske belastninger, for å sikre at alle risiko på arbeidsplassen er vurdert og kontrollert.

Rapport: Oppfølging av organisatorisk og psykososial risiko på gruppenivå

I mai 2024 publiserte Havtil en rapport som skal bidra til å styrke næringens oppfølging og styring av organisatorisk og psykososial risiko på gruppenivå. Rapporten, utarbeidet av Safetec i samarbeid med Universitetet i Stavanger, presenterer tilgjengelig kunnskap om prinsipper og kriterier for oppfølging av psykososial og organisatorisk risiko på gruppenivå.

Med gruppenivå i denne sammenheng menes for eksempel en definert arbeidsgruppe, fagdisiplin, arbeidsplass, enhet eller avdeling (som for eksempel har like arbeidsprosesser, arbeidsoppgaver, ledelse og grensesnitt).

Hensikten med rapporten er å øke kunnskapen om metoder og mulige tilnærminger for kartlegging, risikovurdering og å fremme primærforebyggende arbeid.

Last ned rapport: Oppfølging av organisatorisk og psykososial risiko på gruppenivå

I rapporten beskrives det overordnende prinsipper som bør legges til grunn for virksomheters arbeid med organisatorisk og psykososialt arbeidsmiljø. Et viktig prinsipp er at dette arbeidet må integreres som en del av den daglige virksomhetsstyringen.

- Arbeid med kartlegging og forbedring av organisatorisk og psykososialt arbeidsmiljø må sees på som en kontinuerlig prosess, understreker Thingbø.

- Poenget er at dette arbeidet ikke bør isoleres som et eget prosjekt. Det må være en naturlig, integrert del av virksomhetenes styringssystem og arbeidsprosesser.  Arbeidet må forankres hos ledelsen, som må sørge for at det finnes tydelige systemer, prosesser og mål for arbeidet.

- Det er samtidig umulig å lykkes uten å involvere de ansatte som faktisk utfører jobben og opplever utfordringene på arbeidsplassen. De må være med på å diskutere årsaker og mulige løsninger.

- Systematisk styring av organisatoriske og psykososiale risikoer, med tiltak som har risikoreduserende effekt, kan gi positive resultater på flere områder, som helse, sikkerhet, produktivitet og økonomi.

Budskapet er egentlig enkelt. Fiks arbeidsplassen – ikke arbeidstakeren.

Vil du lære mer?

Torsdag 5. desember 2024 arrangerer Havtil en egen fagdag om helhetlig styring av organisatorisk og psykososialt arbeidsmiljø.

Fagdagen retter seg mot ledere, HMS-ansvarlige, BHT, verneombud, HR-medarbeidere, tillitsvalgte og andre som jobber med eller har ansvar for arbeidsmiljø i sin virksomhet.

Gjennom denne fagdagen ønsker Havtil å formidle oppdatert kunnskap som kan hjelpe virksomheter med å jobbe systematisk og forebyggende med organisatorisk og psykososialt arbeidsmiljø.  

Meld deg på her: Det handler om arbeidet - fagdag om organisatorisk og psykososialt arbeidsmiljø