Registrering og oppfølging av arbeidstid offshore
Beskrivelse
Odfjell Drilling sitt system for registrering og oppfølging av arbeidstid var mangelfullt for å kunne følge opp arbeidstid offshore.
Begrunnelse
Odfjell Drilling bruker to systemer for registrering av arbeidstid, et IFS-system som brukes av alle ansatte, og et Excel-ark offshore som brukes av lederne for å holde oversikt over overtid. Feil og mangler ved registrering av arbeidstid medførte at Odfjell Drilling og Havtil ikke kunne verifisere at selskapet var i henhold til regelverkets krav til arbeidstid.
Tidspunkt og oppfølging av hvile
Det kom frem under verifikasjonen og i intervju at tidspunkt for når den enkelte arbeidstaker arbeidet ikke ble registrert i timelistene i noen av systemene. Dette gjaldt både ved alminnelig arbeidstid, overtid som følge av utkall og overtid i forlengelse av 12 timers skift. Systemet IFS viste ikke tidspunkt for når arbeid ble utført, men viste antall timer det var jobbet pr dag. Mangel på start- og sluttidspunkt på arbeidstid, inkludert overtidsarbeid, gjør det vanskelig å kontrollere når arbeidet fant sted, eksempelvis om overtid kom direkte etter arbeidstid eller i forbindelse med utkall. Når tidspunkt for overtid ikke blir registrert, er det ikke mulig å verifisere at de ansatte har fått tilstrekkelig hvile i løpet av et døgn.
Arbeidstakere med individuell avlønnet stilling (eksempelvis ledere) førte ikke konsekvent timer når arbeidstiden gikk ut over forhåndsdefinerte timer (alminnelig arbeidstid). Dette medførte at verken Odfjell Drilling eller vi kunne verifisere om deres arbeidstid var forsvarlig.
Feilføringer
Føring av timer skjer ved bruk av ulike koder både knyttet til lønn og til faktiske arbeidede timer. Observasjoner fra tilsynet viste feilføringer ved bruk av disse kodene og at feilføringer ikke var fanget opp.
Timeregistrering kan avvike fra faktisk arbeidede timer
Tilsynet har avdekket at det registreres timer for utbetaling av overtid og tillegg, uavhengig av om det var faktisk arbeidet tid. For eksempel kom det frem at det var avsatt et fast antall timer til enkelte typer arbeid, uavhengig av om en brukte mer eller mindre timer på dette arbeidet. Dette førte til at registreringen ikke viste reell arbeidet tid.
Excel-ark
Offshore har lederne et støttesystem i Excel i Teams for bruk av overtid utover 12 timer fra dag til dag, men ikke for individuell avlønnet stilling (eksempelvis ledere). Vi fikk i tilsynet informasjon om at dette systemet deles mellom de ulike lederne offshore slik at en kan ha en oversikt over overtidstimeantallet for eget og andre skift. Det var personavhengig hvordan listen fyltes ut, og det var ingen skriftlig veiledning/rutine for hva, eller hvordan, listen skulle fylles ut. Med unntak av noen få registreringer manglet tidspunkt også i denne listen. Listen inneholdt en kort informasjon om hvilket arbeid som ble gjort, men årsaken til at arbeidet måtte legges på overtid gikk ikke frem av listen.
Hjemmel
Prosedyrer og arbeidsprosesser
Beskrivelse
Odfjell Drilling hadde ikke sikret at prosedyrene «Kontroll med arbeidstid» og «Fatigue Management» oppfylte regelverket knyttet til registrering og oppfølging av arbeidstid, og at de ble brukt slik at de oppfylte sine tiltenkte funksjoner offshore.
Begrunnelse
I gjennomgang av Odfjell Drillings styrende dokumenter knyttet til registrering og oppfølging av arbeidstid, avdekket vi at disse var mangelfulle. Videre avdekket vi at interne krav som var satt i de styrende dokumentene, ikke ble etterlevd.
Prosedyren «Kontroll med arbeidstid»
- Prosedyren hadde referanser til eldre regelverk som ikke lenger var gjeldende. Det var også feil henvisninger til regelverket.
- I prosedyren punkt 4.1.2 var det definert ledende stillinger/ledende art basert på Overenskomsten/Flyteriggavtalen, og som Odfjell Drilling derfor anså som ikke omfattet av arbeidstidsbestemmelsene i rammeforskriften. En av stillingene var driller som har mye ansvar, men mindre mulighet til å disponere sin egen arbeidstid. Selv om en stilling har overtid inkludert i lønn som følge av tariffavtale, må stillingen likevel oppfylle kravene i arbeidsmiljøloven § 10-12 første ledd for å være unntatt fra bestemmelsen.
- Prosedyren inneholdt krav til registrering av all arbeidstid også for ledende personell. Under tilsynet kom det frem at dette likevel ikke systematisk ble gjort eller fulgt opp.
- I prosedyren stod det at «Plattformsjef er overordnet ansvarlig for kontroll av timelister, herunder at reglene om arbeidstid overholdes». Det stod også at ledere er ansvarlig for regelmessig kontroll og godkjenning av timelister. Ansvaret for godkjenning av timelistene var derimot blitt flyttet til land, men ikke endret i prosedyre, eller nedskrevet i andre dokumenter. I intervju kom det frem at flere mente at dette ansvaret fremdeles lå hos OIM.
- Prosedyren ble sist revidert 06.02.2024.
Prosedyren «Fatigue Management»
- Prosedyren inneholdt krav til at overtid alltid skal risikovurderes og at dette skulle dokumenteres. Den inneholdt også flere vedlegg som skulle brukes ved arbeid utover 12 timer og utvidet oppholdsperiode. Under tilsynet kom det frem at dette ikke systematisk ble fulgt.
- Selskapet hadde en ekstra utfordring knyttet til at ansatte måtte forholde seg til ulikt regelverk for arbeidstid både nasjonalt og internasjonalt. I prosedyren om styring av fatigue var det vanskelig å skille hva som omhandlet nasjonalt, internasjonalt og i transitt.
- Det kom frem at det ble sendt en kvartalsrapport over omfanget av arbeidstid fra land til offshoreorganisasjonen, slik at de jevnlig fikk en oversikt. Under intervju kom det frem at denne ikke ble benyttet til å styre arbeidstiden offshore.
- Prosedyren ble sist revidert 19.03.2024.
Hjemmel
Kompetanse
Beskrivelse
Odfjell Drilling hadde ikke sikret at ansatte hadde nødvendig regelverkskompetanse knyttet til arbeidstid.
Begrunnelse
Odfjell Drilling kunne ikke vise til kurs eller annen systematisk opplæring i regelverk og registrering av arbeidstid enn det som følger av brukerveiledning til IFS og tilsendte prosedyrer. Enkelte viste til Overenskomsten/Flyteriggavtalen og at de bisto hverandre ved behov ved spørsmål knyttet til timeføring.
Observasjoner:
- Det var ikke kjent blant de ansatte at det var krav til å registrere tidspunkt for når en arbeider.
- Vilkårene for bruk av overtid, det vil si krav til «særlig og tidsavgrenset behov» for arbeid utover avtalt arbeidstid og overtid utover alminnelig arbeidstid var lite kjent i selskapet.
- Rammeforskriften § 39 stiller krav til arbeidsfriperiode på 11 timer sammenhengende. Odfjell forholder seg til minimumskravet på 8 timer.
- Det kom frem i intervju at det var noe usikkerhet i selskapet over hvilke arbeidstimer som skulle regnes som overtid etter regelverket. All arbeidstid utover 12 timer ble registrert som overtid for arbeidstakere som ikke var definert i ledende stilling. Vi fikk forklart i tilsynet at det kun var disse timene som inngikk i selskapets oversikt over overtid for når det skulle inngås avtale om overtid utover 200 timer. Selskapet var ikke kjent med at alle arbeidede timer utover 1877 timer også skulle anses som overtid etter arbeidstidsbestemmelsene.
Prosedyrene gav heller ingen veiledning til kravene nevnt i kulepunktene over.
Ikke alle individuelt avlønnede var kjent med at all arbeidstid skulle registreres. Det kom frem i intervju at individuelt avlønnede arbeidstakere ikke alltid registrerte arbeid utover 12 timer.
Hjemmel